100% PR

Prima dell’estate sono stata contattata da una giornalista di Glamour sulla difficoltà per i free lance di dire di NO ai propri clienti o prospect (articolo alla fine del post). Le sue domande mi hanno fatto riflettere perché ultimamente riesco a dire di no. Non è stato sempre così, l’ansia di firmare contratti mi faceva accettare missioni delle quali non ero sempre convinta. E’ stato dopo un’esperienza particolarmente difficile che mi sono scritta una specie di codice di condotta per non rivivere le stesse cose.

1. Definire il proprio cliente ideale. Scrivere un profilo ideale aiuta veramente a vedere se la persona o l’azienda incontrata corrisponde a quello che cerco. Questo ritratto dovrebbe contenere informazioni relative a budget, tipologia di attività, valori ecc…. Poi basta fare un confronto. Se troppe voci non collimano magari fermarsi a pensare.
2. Accettare lo sbaglio. Fare un errore di discernimento può capitare e allarga l’esperienza. L’importante è non sbagliare due volte.
3. Fidarsi del proprio istinto: dopo aver firmato un contratto per me molto importante, quando ho visto come il mio referente trattava i propri collaboratori un piccola voce mi ha detto che avrebbe trattato me come loro. In effetti è quello che è successo e sinceramente è stato un incubo. Prima avevo avvertito dei segnali ma ero tutta alla gioia della firma. Imparare ad ascoltarsi e fidarsi di se stessi.
4. Diffidare di chi vi dice: “tu che fai la PR avrei bisogno di un po’ di pubblicità”, o “un mio amico avrebbe bisogno di un po’ di pubblicità per…”, spesso sono proposte inconsistenti, senza budget, perché l’amicizia è l’amicizia, il lavoro è il lavoro.
5. Diffidare di una contrattazione infinita per arrivare a un budget irrisorio. Un conto è accettare dall’inizio il lavoro “investimento”, quello che in teoria deve portare visibilità, know how, contatti e quello che invece non porta nulla di tutto ciò, richiede invece tutta la vostra expertise, tempo e forse anche denaro, ma siccome è quasi un regalo, non vi verrà riconosciuto nessun beneficio dal cliente.  Mi sono resa conto in questi anni che il lavoro acquista valore se ha un prezzo.
6. Essere convinto dal prodotto, servizio, notizia. Si comunica bene su un prodotto nel quale si crede. Ad esempio, se parliamo di comunicazione di prodotto, se si tratta di un lancio fatto da un azienda piccola (lavoro spesso con start up) chiedo sempre se il prodotto ha una rete di distribuzione. Se non è acquistabile da nessuna parte, se non lo trovo particolarmente interessante, o se non mi piace, una ragione ci sarà. Dico di no.
7. Diffidare del potenziale cliente che non sa quello che vuole… è un po’ ambiguo perché in effetti la figura del consulente è appunto idonea ad accompagnare il potenziale cliente nella definizione dei propri bisogni ed è giusto così, ma alcuni non vogliono ascoltarvi. Stanno già parlando del risultato ma non vogliono sentire parlare della strategia. Chiama più volte al giorno con idee strambe, vuole cambiare orientamento un giorno si un giorno no. I nostri contratti sono abbastanza lunghi e c’è veramente il rischio di non raggiungere l’obiettivo dopo mesi di tentennamento. Magari alcuni di voi sanno gestire questi rapporti, io ho difficoltà. Personalmente mi piace l’imprenditore o il direttore marketing visionario, quello appassionato da quello che fa. Ne ho incontrati molti. Lavorare con  loro è sempre molto gratificante.
8. Stare attenti alle scadenze imposte. Per me lavorare un week end se il mandato lo richiede non è un problema. Però attenti, se il tempo è veramente serato, il budget basso, senza possibilità di farsi aiutare, magari non conviene perché il raggiungimento dell’obiettivo sarà impossibile. Conviene prendersi una notte per riflettere e fare un calcolo mole di lavoro/tempo più precisa possibile. Per questo saper gestire il proprio tempo è molto importante. Con l’esperienza saprete identificare il tempo che passate a elaborare le varie fasi del lavoro, e questo risulta particolarmente rilevante nell’accettare un incarico.
9. Non accordare ulteriore tempo a una persona che sparisce dopo che voi avete fatto la vostra proposta. Non ho mai capito questo comportamento. Credo che una telefonata o una mail per dirmi che grazie mille ma abbiamo cambiato idea, abbiamo deciso di lavorare con un’altra persona ecc non sia così difficile da fare. Succede però che la persona che prima vi chiamava anche cinque volte al giorno sparisca nel nulla. Pace. Ormai non perdo più tempo a rintracciarle. Se dopo mesi mi chiamano e sento che ancora un volta mi faranno lavorare per nulla, elaborando una’altra proposta, misurando il tempo passato per niente, preferisco dire di no e dedicarmi alla ricerca di nuovi contatti.
10. Trovare un modo gentile ed educato per esprimere il vostro NO. Propongo generalmente un’alternativa, col pretesto del troppo impegno con un cliente, ma se la persona è stata scortese, gentilmente dico perché preferisco non prendere il mandato, almeno è chiaro.

A dire di NO, si impara. Viene con l’esperienza. Comunque sia, dopo aver detto no, penso sempre come mettere a profitto il tempo libero che mi concedo. Secondo me un NO deve essere seguito da qualche telefonata a prospects, da attività di business development - e queste non devono mai essere interrotte.

Articolo Di Glamour - Ottobre 2009 - di Loredana Saporito

Leggendo l’articolo di Andrea Genovese dedicato al lavoro indipendente su 7th Foor, sul difficile equilibrio tra vita professionale e vita privata quando si lavora da casa, mi chiedevo che cosa avevo imparato in questi quattro anni di lavoro autonomo, come ero riuscita a creare la mia propria dinamica organizzativa. Non è sempre stato facile, però posso dire che ormai ho elaborato le mie regole e devo dire che mi trovo abbastanza bene con queste (anche se tutto è perfezionabile).

1) Network, network, network, il potere di una propria rete di contatti è senza limiti. I contatti vanno conquistati, organizzati e soprattutto coltivati. Grazie a PWA, associazione di donne alla quale ho aderito quasi 9 anni fa, ho imparato a costruirmi una rete di contatti, a essere a mio agio in mezzo a perfetti sconosciuti e soprattutto a creare opportunità dove ciò non sembra ovvio.

2) Fare marketing di se stessi, sempre. Non è facile all’inizio imparare a vendersi, a presentare i propri servizi, a trovare il giusto tono per farlo, il proprio tono. Capire bene cosa la persona che ha accettato di riceverci e cosa si aspetta da noi. Secondo me, solo l’esperienza, un certo numero di appuntamenti sbagliati e altri riusciti possono permettere di elaborare la propria voce di marketing. Personalmente non porto più il computer per presentarmi tramite un documento power point. Ho notato che i miei interlocutori erano annoiati. Grazie ai consigli di una mia cara amica che forma centinaia di venditori ogni anno per Achieve Global, tramite alcune tecniche di vendite che ho personalizzato, credo di aver trovato il mio modo di presentarmi. Lavoro da sola, ho creato una rete di altri consulenti a cui rivolgermi in caso di bisogno, posso permettermi di adottare uno stile rilassato, non troppo formale ma sempre professionale. Dopo tutto  mi viene affidato un budget. Però devo dire che non SI DEVE MAI SMETTERE di fare marketing, anche quando tutto va bene, anche quando c’è troppo lavoro, perché si deve sempre investire sul futuro. Non è evidente trovare l’equilibrio ma va fatto, una telefonata di qua, una comunicazione di la, sempre, sempre, sempre. Per ricordarmi di tutte le mia attività di marketing ho deciso di usare Salesforce. Salesforce è la mia memoria nel mio processo di presentazione e vendita: a che punto sono con un contatto, prospect o cliente.

3) Gestire il proprio tempo. Grazie a una borsa di studio della Camera di Commercio di Milano ottenuta presso Formaper per elaborare il business plan della mia futura attività, ho incontrato una super consulente: Rita Bonucchi. Da allora ci vediamo regolarmente. All’epoca (siamo nel lontano 2004) mi aveva dato delle idee su come gestire il mio tempo, rendermi conto di dove passavano le ore, a fare cosa e come. Questo è la cosa più difficile per una donna free-lance che lavora da casa: è sempre tentata di intercalare tra una telefonata o una attività  una corvea domestica, perché tanto in 2 minuti è fatta. Ebbene, quando lavoro, lavoro. Non faccio altro. Non svuoto più la lavatrice, non scrivo più la lista della spesa, mi concentro sul lavoro. Seguendo un consiglio di Rita, uso tutte le funzioni di MS Outlook (simili funzioni su Google), compilo le mie attività,  le inserisco all’interno di rubriche create ad hoc (nomi dei clienti, personale, etc) e ogni volta che le depenno scrivo scrupolosamente il tempo che ho impiegato a compierle. Alla fine del mese calcolo il tempo passato su un cliente. Questo sistema non è sicuramente perfetto, però sinceramente ora so dove vola via il mio tempo e soprattutto ho un’idea abbastanza precisa del costo tempo di un progetto.

4) Non esitare a chiedere aiuto. Da sola è impossibile fare tutto e avere una risposta pronta su qualsiasi argomento o ogni richiesta. Per questo mi sono creato una rete di contatti super fidati con i quali scambiare idee, chiedere suggerimenti, verifiche, correzioni (il mio italiano ha spesso bisogno di controlli). Questi scambi si basano sulla fiducia e la generosità. Un giorno ricevo io, domani presto aiuto io. Trovo questi contatti di grande arricchimento. Fanno parte ormai del mio modo di lavorare. Skype, Facebook, hanno facilitato tanto queste relazioni. Non ho mai ricevuto una risposta negativa. Anzi. Quando qualcuno chiede il mio parere ne sono sempre felice e vado fiera del fatto di essere sollecitata su una questione.

5) Costruirsi un’identità online. Trovo che essere presente su piattaforme con Linked In, Viadeo, Facebook e community varie sia per un consulente autonomo fondamentale. Se tutti i miei contatti sono come me, immagino che “google-ano” il mio nome dopo avermi incontrata. L’importante è di essere coerente ovunque, non si può sviluppare una multipersonalità in rete al rischio di sembrare inconsistente.

6) Ringraziare. Ringrazio sempre, via mail, una cartolina via posta tradizionale, un sms, se ho ricevuto un aiuto, ottenuto un contatto, un’introduzione a una persona ambita, ringrazio, ne prendo sempre atto. E’ una cosa facile e che non costa nulla, perché credo che la gentilezza e la buona educazione vengano sempre apprezzate.

7) Porre dei limiti ai propri clienti. Lo so che ci sono scuole diverse, per anni, ero stata abituata in agenzia a dire sempre di si al cliente. Non credo che sia una tattica sempre vincente . Dimostrare disponibilità, aiutare nella soluzione dei problemi, si, a qualsiasi ora no. All’inizio era colpa mia. Non ero ben organizzata, scrivevo mail a qualsiasi ora, anche molto tardi la sera, di sabato, di domenica… Sbagliato, fa credere al cliente che la disponibilità è illimitata. Adesso, se scrivo una mail di domenica alle 23, la inserisco in “bozza” e la mando il lunedì mattina. Sono sempre pronta a lavorare nell’urgenza se il progetto lo richiede ma non su elementi futili o poco importanti. In quanto agenzia boutique, lavoro con molte start-up o piccole e medie aziende, non ci sono limiti di tempo per l’imprenditore, è sempre sul ponte. Con gentilezza metto paletti proponendo sempre soluzioni di ricambio, alternative. Ho visto con il tempo che vengo rispettata e il mio tempo valutato.

8)  Porsi dei limiti. All’inizio, avevo difficoltaà di staccarmi dalla posta elettronica. Potevo andare avanti per ore e ore con l’illusione di portare il lavoro avanti. In effetti è un’illusione. A meno di non essere sotto scadenza, mi fermo a un’ora normale e basta. Imparare a riconoscere i momenti della giornata nei quali si è al 100%, i più produttivi, e concentrarsi durante questi momenti al massimo. Uso i week-end per documentarmi, trarre ispirazione e soprattutto rilassarmi.

9) Un po’ giù? coaching - Trovare riscontro, prendere distanza da quello che si fa, rimettersi in questione sulle cose che non funzionano a livello organizzativo ma non solo, è a mio avviso molto difficile senza uno sguardo esterno. Non ho esitato l’anno scorso a riccorere all’aiuto di un coach. Ho orientato la mia scelta su una persona favolosa, Caroline Flannagan. Insieme abbiamo ripercorso tutto il mio operato, definito i punti di forza e quelli deboli, provato a rendere quelli deboli invece positivi per rafforzare la mia fiducia, chiarire la mia visione professionale e consolidare il mio sistema operativo. Sono soldi ben spesi perché ho tratto tanti benifici da questi incontri.

10) Relax! E’ giusto fermarsi, respirare e ricentrarsi perché all’inizio oltre il lavoro da fare ci tante altre mansioni da imparare a svolgere. Prima di lanciarmi in questa avventura, conoscevo il mio mestiere di PR e nient’altro. In 4 anni ho imparato la contabilità, a anticipare i flussi di cassa, a compilare gli F24, sono anche commerciale, direttore marketing di me stessa, coordinatore di progetti, confidente ecc ecc. Meno male che faccio yoga!

E tu, quali sono le tue regole?